Com a implantação da NF-e surgiram novos termos como DANFE e XML. Mas, ainda há muitas dúvidas sobre a diferença de cada um deles. Muitos acreditam que DANFE é a própria NF-e, mas não é bem assim.
Nesse post vamos explicar o que é o DANFE e o XML e explicar a função de cada um.
Entendendo a NF-e
A NF-e surgiu em substituição das notas de papel e o seu grande objetivo é de tornar a fiscalização da Receita Federal mais segura e eficiente, permitindo o acompanhamento das operações de emissão de NF-e em tempo real.
A Nota Fiscal Eletrônica é um documento somente digital, ou seja, é emitido e armazenado apenas eletronicamente, sem arquivos físicos.
Mas espera aí, e aquele documento impresso que você recebe quando compra alguma mercadoria? Ele é chamado de DANFE e não é propriamente a nota fiscal.
Mas então, o que é DANFE?
A sigla DANFE significa Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica.
Ele é a representação física da NF-e, sendo obrigatório no transporte de mercadorias. Todas as informações contidas no DANFE obrigatoriamente devem constar no XML, mas nem tudo o que tem no XML aparece no DANFE.
No DANFE é possível identificar informações importantes para o transporte, como por exemplo, o emitente, o destinatário, os produtos e valores e a transportadora que fará o frete.
O DANFE não possui valor fiscal, por isso não precisa ser arquivado. Mas, o canhoto de entrega de mercadoria ou prestação de serviço, nós aconselhamos guardar em casos de contestação de entrega. Se o seu cliente, por exemplo, alegar que não recebeu o produto, o canhoto de entrega é uma comprovação.
O fato do DANFE não possuir valor fiscal impede que ele substitua a NF-e. Mas, através dele, é possível comprovar a existência da Nota Fiscal Eletrônica através da sua chave numérica.
A chave numérica é composta por 44 dígitos que permite consultar a existência e a legalidade da NF-e a que está relacionada. Essa chave também é expressa por um código de barras que facilita ainda mais a pesquisa.
Precisa de uma fonte oficial? Você encontrará Na página 14 do Manual de Orientação do Contribuinte da NF-e a seguinte citação: “O DANFE não é nota fiscal, nem a substitui, servindo apenas como instrumento auxiliar para consulta da NF-e, pois contém a chave de acesso da NF-e, que permite ao detentor desse documento confirmar, através das páginas da Secretaria de Fazenda Estadual ou da Receita Federal do Brasil, a efetiva existência de uma NF-e que tenha tido seu uso regularmente autorizado.”.
E o que é a NF-e?
Bem, agora que você já sabe que o DANFE não é a NF-e, falta descobrir o que é a Nota Fiscal Eletrônica.
Como você já sabe, a Nota Fiscal Eletrônica é um documento eletrônico. O seu arquivo é no formato XML. Ele tem um layout padrão para todo o Brasil e deve seguir as regras de escrituração fiscal.
O XML só pode ser lido através do site da SEFAZ ou da utilização de programas específicos para esse fim.
Uma informação muito importante é que os arquivos XMLs devem ser guardados por pelo menos cinco anos para fins de fiscalização pela Receita Federal.
Alguns softwares de emissão de NF-e, como o Fácil123, fazem esse backup automaticamente e não há riscos de esquecimento e consequentemente multa por perda desses arquivos.
Resumindo…
Podemos dizer que o DANFE é a comprovação física do XML, mas é sempre importante lembrar que ele não tem valor fiscal.
Já o XML é a própria NF-e, em forma de arquivo digital, aquele que fica salvo no computador ou na nuvem.
Ainda tem alguma dúvida sobre DANFE e XML? Compartilhe conosco!
