Na tentativa de automatizar os processos, muitas empresas optam em entregar orçamentos, propostas comerciais e até mesmo negociações de venda em documentos impressos por meio do Word.
É claro que utilizar dessa estratégia é muito melhor do que entregar um papel escrito a mão ou sequer entregar algo ao seu possível cliente.
Mas, essa estratégia está longe de ser a ideal. Quer saber os motivos? Continue lendo nosso post!
Perda de velocidade e tempo
Ao fazer propostas comerciais no Word, é possível que você perca velocidade.
Será necessário abrir um modelo de proposta comercial, redigitar todos os dados do cliente e também dos produtos.
Além disso, se você quiser salvar esse documento precisa ter várias pastas espalhadas pelo computador, correndo o risco de perdê-las em casos de problemas técnicos como uma formatação.
Se o seu cliente deseja fechar a compra após alguns dias, corre o risco ainda de não encontrar o orçamento e ter que pegar todos os dados novamente dos produtos, passando a impressão que sua empresa não é profissional o suficiente.
Perda de métricas importantes
Outra desvantagem do uso de proposta comercial em Word está relacionada à falta de informação referente aos orçamentos convertidos ou não em vendas.
Esse indicador é fundamental para o gestor de vendas. Pois, a partir desses números pode-se entender se o orçamento em aberto tem potencial de ser convertido em uma venda ou se foi perdido.
Esses números mostram com mais clareza quais medidas tomar para que sua empresa cresça.
Por exemplo: se você tem uma grande quantidade de orçamentos passados e pouca conversão em venda, pode ser que você esteja prospectando os clientes errados.
O inverso também acontece: se você está passando orçamentos que convertem em venda, é possível definir um perfil de prospecção que funcione.
Infelizmente, é muito difícil apurar todos esses dados por meio do Word. Um bom sistema de gestão, como o Fácil123, centraliza todas essas informações em poucos cliques.
Impossibilidade de acompanhar o cliente
O último ponto negativo de utilizar proposta comercial no Word é a impossibilidade de acompanhar o andamento do orçamento.
Quando você entrega um orçamento feito no Word, não consegue saber se o cliente está avaliando ou se até mesmo já descartou a sua proposta.
Bons sistemas de gestão, como o Fácil123, permitem fazer o acompanhamento dos e-mails enviados pelo sistema.
Com isso, por exemplo, é possível saber se o seu cliente já viu o orçamento e até mesmo acompanhá-lo em tempo real.
Por exemplo: no Fácil123 você recebe uma notificação em tempo real quando seu cliente abre o e-mail.
Assim, você pode ligar para ele em momento oportuno, como quando ele está com seu e-mail aberto, fazendo com que pense que é uma enorme “coincidência”.
De toda forma é importante lembrar que se você não tiver um sistema de gestão, é melhor utilizar um documento do Word do que deixar de entregar o orçamento ao seu cliente.
Se esse é seu caso, utilize nosso modelo de proposta comercial gratuito preenchendo o formulário a seguir.
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