Ordem de produção: o guia definitivo Aprenda neste guia tudo o que você precisa saber sobre ordem de produção e veja que este tema pode não ser tão complicado quanto você pensa.

Quando o assunto é ordem de produção, a primeira coisa que se vem à cabeça é que isso é algo muito complexo e por isso pode estar inacessível para as micro e pequenas indústrias.

A verdade é que a ordem de produção pode ser algo extremamente simples ou um aparato altamente complexo. Isso irá depender de quanto controle a sua empresa realmente precisa.

Continue lendo este artigo e saiba tudo sobre ordem de produção.

O que é uma ordem de produção?

A ordem de produção é a forma pela qual uma indústria acompanha o andamento da fabricação de seus produtos.

Através da ordem de produção, é possível apontar qual o produto deve ser produzido, quais partes ou materiais que serão utilizados ao longo da produção e quando ela será executada.

De uma forma bem resumida, a ordem de produção abastecerá o estoque com os produtos gerados e removerá do estoque as partes ou materiais utilizados na fabricação.

A medida que o processo produtivo fica mais complexo, a ordem de produção pode começar a carregar novas responsabilidades, como por exemplo, informar quais as fases produtivas o produto será submetido ou até mesmo apontamentos de inspeção de qualidade.

Os três principais objetivos de uma ordem de produção

Conforme já falamos, você pode esperar muitas coisas diferentes de uma ordem de produção.

Porém, existem três objetivos básicos que qualquer ordem de produção deve atender e que provavelmente você esperará atingir. Veja a seguir quais são.

Organizar o processo produtivo

A adoção da ordem de produção pode trazer uma série de benefícios quanto a organização do processo produtivo.

Você pode, por exemplo, ter uma ficha técnica que descreva quais são as partes ou materiais necessários para produzir um determinado produto.

É possível também descrever quais são as fases ou setores que um determinado produto precisa passar para ser produzido e até mesmo o tempo que cada um irá tomar.

Se pensarmos no aspecto financeiro, você pode prever também o custo de produção de um determinado produto. Isso acontece porque você pode informar o custo de cada material ou parte, bem como outros custos de produção como a mão de obra.

Ainda pensando em organização, a ordem de produção pode trazer também melhoria na qualidade. É possível documentar o que a sua empresa entende por qualidade para um determinado produto. Por exemplo, a ordem de produção pode conter um checklist utilizado pelo setor de qualidade para aferir se um determinado lote foi produzido em conformidade com a ficha técnica do produto.

Ajustar o estoque

Um outro objetivo que se pode atingir com a adoção da ordem de produção é o ajuste do estoque.

É quando você retira do estoque as partes ou materiais que você utilizou para gerar um novo produto e adiciona no estoque esse novo produto.

Aparentemente parece ser uma operação simples e de fato ela pode ser. Mas existem alguns casos que precisam de um pouco mais de atenção. Veja alguns exemplos:

• Você pode retirar do estoque as partes e os materiais e adicionar no estoque os novos produtos assim que a ordem de produção finalizar.
• Você pode retirar do estoque parcialmente as partes e os materiais e adicionar parcialmente no estoque os novos produtos a medida que eles forem ficando prontos, mesmo que a ordem de produção ainda esteja em andamento.
• Você pode retirar do estoque as partes e os materiais pouco a pouco e adicionar no estoque os produtos produzidos somente quando toda a produção finalizar.

Acompanhar o andamento da produção

O acompanhamento do andamento da produção é mais um dos principais objetivos que você alcança ao implantar a ordem de produção.

Digamos que o seu cliente entre em contato para saber como está o andamento do pedido dele. Neste momento, é muito importante que você tenha meios de verificar onde está o lote de produção dele dentro do seu processo produtivo e passar uma previsão para o mesmo.

Este acompanhamento também pode ser feito de forma visual usando técnicas como Kanban, no qual, de uma forma bem resumida, organiza as fases do seu processo produtivo em um quadro com colunas e distribui cada lote como sendo um cartão alocado em uma das colunas.

Essa gestão visual permite você encontrar facilmente os gargalos. No exemplo abaixo, você notará que a fase do forno é o gargalo, pois há uma série de lotes esperando para ser processados e o envase está praticamente ocioso.

Ordem de produção simples ou complexa?

Ao iniciar o processo de organização da produção em uma pequena indústria, o gestor pode cair na tentação de tentar controlar tudo.

Isso pode ser um grande erro, pois a empresa ainda pode não ter um corpo de funcionários suficiente para tocar todos os controles propostos. Lembre-se, quanto mais controle você quer, mais você terá que investir em pessoas e ferramentas.

O ideal é que você faça uma evolução gradativa.

Tente num primeiro momento apenas organizar o seu estoque e ter um controle básico de qual fase do processo produtivo a sua ordem de produção está. Faça basicamente a transformação da matéria prima em produto acabado.

A medida que o seu negócio cresça, talvez seja a hora de fazer um investimento mais pesado em ações, funcionalidades e sensores que permitam prever a falta de matéria prima e a otimização da fabricação do mesmo produto para vários pedidos de uma só vez para baratear o setup das máquinas. Tenha em mente que isso não é um processo barato.

Semiacabados ou partes

É uma situação comum que alguns produtos são fabricados tendo como base outros produtos que você também produz.

Um exemplo clássico para essa situação é uma cadeira.

Você pode fabricar separadamente o encosto, os braços e a base. Depois você pode juntar isso tudo e formar uma cadeira.

Neste caso, você terá ordens de produção para cada parte e depois uma ordem de produção para unir todas essas partes e fabricar um produto acabado.

Esta composição é bem interessante quando essas partes podem ser utilizadas em diversos produtos acabados diferentes. Assim, você pode manter um estoque estratégico das partes mais utilizada.

Demandas de produção

Podemos classificar a necessidade de produção de duas formas: produção sob encomenda ou produção contínua.

O que é um sistema de produção contínua?

O sistema de produção contínua é utilizado quando a fábrica quer produzir a maior quantidade possível de um produto no menor intervalo de tempo. Normalmente isso é feito para abastecer o estoque, seja de vendas ou de produtos semiacabados.

A abertura de uma ordem de produção não é motivada por um pedido feito pelo cliente. Ela é motivada pela necessidade de manter o estoque regulado, seja de vendas ou de produtos semiacabados.

Esse sistema é muito interessante para produtos com pouca personalização e que o seu cliente necessita de uma certa agilidade na entrega do produto acabado. Essas duas condições irão permitir à você ter um estoque desses produtos.

Por conta da padronização dos produtos, fica muito mais simples ter uma previsão da sua produção. Você pode, inclusive, tentar prever a demanda do mercado e fazer um adiantamento da produção para chegar na frente dos concorrentes.

Por outro lado, é importante que as empresas não exagerem na produção para estoque, pois caso não vender ou demorar muito pra isso acontecer, esta estratégia pode se revelar uma ameaça ao capital de giro. Sem contar no problema de armazenamento, pois um estoque muito grande demanda espaço e recursos para mantê-lo correto.

O que é um sistema de produção sob encomenda?

A produção sob encomenda é realizada para atender aos pedidos de venda. Ela é normalmente empregada para produtos que necessitam um grau maior de personalização. A fábrica, nesse caso, é orientada pelos pedidos de venda.

Este sistema tende a apresentar prazos maiores de entrega. Isso acontece porque não é possível produzir antes mesmo do pedido entrar e também porque a personalização costuma demorar mais, pois as composições, configurações de equipamentos e métodos de trabalho podem variar demais. Com isso a previsão de entrega da produção passar a ser algo mais duro de se calcular.

Sob a ótica do financeiro, a produção sob encomenda pode ser uma aliada das empresas que possuem pouco caixa. Isso porque você pode solicitar uma entrada no ato do fechamento do pedido no qual pode amortizar o impacto da compra da matéria prima no caixa da empresa. Mas, isso também não é uma regra geral.

O cuidado que precisa-se ter é o do cliente fechar, você comprar a matéria prima e o mesmo cancelar o pedido.

Nem oito… nem oitenta

Talvez a sua fábrica não consiga viver num modelo ou em outro. Em algumas ocasiões, um sistema misto faz todo o sentido.

Digamos que você fabrique produtos personalizados, mas que a maioria das partes desses produtos são parecidas.

Você pode usar o sistema de produção contínua para produzir essas partes e deixar no estoque para que elas sejam utilizadas como semiacabados junto com as partes personalizadas na montagem do produto acabado.

Vamos voltar ao exemplo inicial desse artigo, no qual a gente produz cadeiras cuja base tenha uma cor personalizada.

Nós podemos deixar as partes de maior giro prontas no estoque, como encostos e pés, e deixar para produzir sob encomenda somente a base.

Neste caso, estamos usando os dois sistemas.

Por onde começar

Nós preparamos uma Planilha de Ordem de Produção grátis para você que está querendo começar a organizar a sua produção agora. Ela é gratuita e você pode adaptá-la de acordo com o seu processo.

Resumindo

Como você viu neste artigo, a ordem de produção é um instrumento muito útil para as indústrias.

Nós podemos ter diversas formas de trabalho que vão desde um simples transformador de matéria prima para produto acabado até controles complexos de previsão de prazo, compra de matéria prima e ocupação da fábrica.

Ao gestor cabe a responsabilidade de encontrar o ponto correto de adoção de acordo com o estágio que a sua empresa está.

Automatizar de menos pode trazer prejuízos por falta de tempo e de organização, mas automatizar demais pode ser ainda pior, trazendo prejuízos financeiros e até mesmo frustração por não conseguir fazer o processo rodar.

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