São muitas as tarefas que envolvem o empreendedor, especialmente das micro e pequenas empresas.
Se você tem uma equipe reduzida, aí a lista se multiplica: gerenciar o financeiro, cuidar do estoque, fazer as compras, vender, entregar os produtos e gerenciar as ações de marketing são apenas alguns exemplos.
No meio de tanta correria, corre-se o risco de deixar de lado uma parte essencial para o sucesso da empresa: a estratégia.
Quer saber como equilibrar, de forma eficiente, o tempo investido no operacional, na conferência e na estratégia? Continue lendo nosso artigo!
Equilibrando o tempo investido em cada área
Se você não faz ideia de como separar o tempo que deve investir em cada área, há uma regra que pode ajudar:
- 10% do tempo deve ser investido em planejamento;
- 30% deve ser para fazer com que a operação aconteça;
- e 60% em ações dedicadas à venda.
Essa não é uma estratégia que nós inventamos. Ela é seguida por muitos empresários e ministrada em vários cursos para empreendedores.
Vamos explicar cada área detalhadamente.
Tempo investido em planejamento
Tenho certeza que você conhece algum empreendedor que não planeja nada. Essa medida traz um impacto negativo muito forte para a empresa, pois não se sabe o que fazer e nem quando fazer.
Existe uma frase, que apesar de ser de um filme infantil – Alice no País das Maravilhas, condiz bem com essa situação: “para quem não sabe onde vai, qualquer caminho serve”.
Saber para onde quer ir, pode ser o grande diferencial do seu negócio. Saber quais são os seus objetivos e onde quer chegar só é possível através do planejamento.
Em contrapartida, existem empreendedores que planejam demais, mas acabam só planejando e não executam nada. Essa situação é igualmente ruim, pois se sabe onde quer chegar, mas sem a execução dificilmente os resultados serão alcançados.
O ideal é que você invista 10% do seu tempo no planejamento. Só assim conseguirá planejar e terá tempo de colocar em execução.
Tempo investido na conferência da operação
A conferência das rotinas operacionais também merece atenção e o ideal é que o tempo dedicado para essa atividade seja de 30%.
É preciso que o empreendedor cheque se a operação está andando, se o financeiro funciona, se tem dinheiro, se os planos estão tendo bons resultados conforme o esperado e é necessário também, que o empreendedor fale com as pessoas que cuidam de cada área.
Essas atividades são importantes, mas podem causar uma cilada bem comum: tomar muito tempo do empreendedor. Por isso, devem ser pensadas para ocupar no máximo 30% do seu tempo.
Tempo investido nas vendas
O tempo investido nas vendas deve ser de 60%.
Isso não significa que você, empreendedor, precise ser a pessoa que vai bater de porta em porta oferecendo seu produto ou serviço nesses 60% do tempo.
Mesmo que você não seja o vendedor, é necessário que você esteja sempre atento às vendas. Afinal, através das vendas que você mantém a sua empresa, certo?
As ações destinadas à venda englobam outros fatores. Por exemplo: melhorias do produto, marketing e qualquer outra ação da operação que se volte para as vendas.
Uma boa pergunta para guiar se a atividade está ou não ligada às vendas é: “o que eu estou fazendo reflete nas minhas vendas?”. Se a resposta para a pergunta for sim, deve ser inclusa nesses 60%.
As ações, mesmo que sejam ligadas à operação, como por exemplo uma melhoria no produto, pode ser considerada ações de venda, pois permitem que esse produto seja vendido para mais pessoas.
Mas, eu trabalho sozinho. Como devo fazer?
É importante lembrar que essa estratégia de definição de tempo não depende de ter uma equipe grande.
Aliás, você pode aplicá-la a gestão do seu tempo mesmo que você trabalhe sozinho.
A regra continua a mesma: 10% em planejamento, 30% na operação e 60% nas vendas.
O que muda são as tarefas envolvidas na produção e nas vendas.
Na produção, você deve considerar o tempo em fazer o produto ou executar o serviço, comprar mercadoria, fazer entrega e todas as outras atividades que envolvam a produção.
Já nas vendas, as tarefas podem ser: prospecções, orçamentos, operações para vender mais e as vendas propriamente ditas.
Dividindo o tempo na prática
Um cuidado precisa ser tomado: a divisão do tempo deve ser feita pensando na sua necessidade.
Para muitas tarefas, como um planejamento por exemplo, 10% de um dia não é nada. Vai dar tempo de começar a ter uma boa ideia e essa precisará ser interrompida para dedicar o tempo diário a outras tarefas, certo?
Para superar esse impedimento, você pode dividir esse tempo por semanas, quinzenas ou até mesmo por mês, conforme achar melhor para a sua operação.
Só não perca de vista que independente do período que optar por dividir o seu tempo, o ideal é que 10% seja dedicado ao planejamento, 30% à produção e 60% às vendas.
Imagine que você dividiu o seu tempo por quinzena. Desses 15 dias, suponha que 10 são dias úteis.
Dentro desses 10 dias:
- 1 dia será dedicado ao planejamento;
- 3 dias serão dedicados à produção;
- e 6 dias serão dedicados às vendas.
Fica mais fácil dividindo assim, certo?
Se você, mesmo assim, não conseguir se organizar para dedicar seu tempo corretamente, uma boa dica é organizar uma agenda para todas as tarefas que precisam ser feitas.
Por exemplo: no dia 1 da produção dedicar 4h às compras, 4h às entregas e o restante do tempo, os outros 2 dias, na execução do produto ou do serviço.
Quando se tem muita coisa a fazer, é comum que se perca muito tempo para escolher por onde começar, ou começar muitas coisas e não finalizar nenhuma. A agenda pode ajudar nesse sentido.
Ah! O Google possui uma ferramenta bem simples que pode ajudar você. O Google Calendário tem versão para computador e versões para baixar no seu smartphone. E toda a informação fica sincronizada entre os aplicativos, tornando sua agenda mais rápida e prática.
Depois de colocar em prática, não deixe de compartilhar conosco os seus resultados!
