Estoque

Leia em 9 minutos

Quando devo controlar o estoque por lote? Entenda neste artigo o que é a rastreabilidade do estoque, os impactos que a sua falta faz e como este problema pode ser resolvido.

Por Cezinha Anjos

Para alguns tipos de indústrias o controle do estoque por lote é uma obrigação da legislação. Mas para outras, tal controle, apesar de não ser obrigatório, pode ser uma prevenção de enormes prejuízos.

Continue lendo este artigo e entenda se a sua empresa pode se beneficiar com o controle do estoque por lote.

Entendendo melhor o problema

Em nosso exemplo hipotético, vamos supor que você possua uma indústria de granola.

O seu trabalho é o de juntar vários cereais, aplicar algo especial em sua fórmula e ensacar esse mix em embalagens de 500g.

A sua empresa fabrica alguns tipos de granola, sendo que algumas delas compartilham a mesma matéria-prima.

Agora deixe-me começar a descrever o seu pesadelo, ok?! 😱

Um de seus clientes, uma grande rede de supermercados, entrou em contato com você para fazer uma devolução, pois ele encontrou alguns de seus sacos de granola estragados na gôndola.

Num primeiro momento você pode pensar que o problema é simples de ser resolvido: basta trocar as mercadorias que o seu cliente achou com defeito por outra similar e pronto.

Só que isso não é suficiente, pois agora o seu cliente não confia mais no seu produto. Ele quer trocar tudo que ele tem na loja, pois ele já não sabe mais diferenciar a mercadoria boa da estragada. Como fica essa situação?

Mesmo que ele não queira devolver tudo, vamos tentar entender um pouco mais as implicações da situação que você supostamente está vivendo.

Digamos que você tenha analisado a granola devolvida e descobriu que o problema estava na aveia que você usou. E para o seu desespero, quase todo o seu portfólio de produtos leva aveia na composição.

Neste momento você precisa levar em consideração algumas perguntas:

  • Como saberei quais produtos usaram a aveia estragada?
  • Quais foram as empresas que compraram tais produtos?
  • Como separarei os produtos com risco daqueles que estão bons lá no meu cliente para evitar que ele devolva tudo e fazendo com que meu prejuízo seja ainda maior?
  • De que fornecedor eu cobrarei o prejuízo de toda esta operação?

Não fazer nada não é uma opção

Talvez você possa pensar em atender a reclamação pontual do seu cliente e continuar rezando para que nada mais de grave possa acontecer.

Porém, é importante saber que neste momento você está apostando alto.

Já pensou se um consumidor passa mal por conta do seu produto e resolve entrar com uma ação contra a sua empresa? E se isso vier a público e outros tiverem a mesma ideia de processar o seu negócio?

Algumas implicações podem até mesmo ser mais graves que um produto estragado. Pense no caso de alguém que possui alguma doença celíaca e você acabou de descobrir que seu produto está contaminado com glúten. Seu produto pode levar alguém à morte.

Isto tudo pode representar o fim do seu negócio.

Rastreabilidade do estoque

A forma de resolver o problema acima é dando ao seu estoque a capacidade de rastreabilidade.

Ou seja, você precisa ter condições de mapear cada lote de matéria-prima recebido, saber em quais produções eles foram utilizados e por sua vez, saber para quem você vendeu cada item produzido.

A rastreabilidade do estoque permite responder perguntas como:

  • Para quais clientes eu vendi os produtos de uma determinada produção?
  • Quais produções utilizaram um determinado lote de matéria-prima?
  • Quais foram os lotes de matéria-prima que uma determinada produção utilizou?

Controle do estoque por lote

A rastreabilidade só é possível quando você batiza cada entrada, movimentação ou saída do estoque com um lote.

Por exemplo, quando você compra um insumo, é necessário separá-lo de outras compras anteriores deste mesmo insumo e por consequência, apurar o estoque de cada lote comprado de forma separada.

No caso de insumos perecíveis isso é perfeito, pois você pode organizar o consumo dos mesmos de tal forma que os que irão vencer primeiro devem ser consumidos primeiro.

Quando o insumo for utilizado em uma produção, além da quantidade, é importante sabermos também quais foram os lotes utilizados.

Sendo assim, ao consultar uma produção, você saberá de forma detalhada os lotes que foram utilizados na mesma.

Ainda sobre ordem de produção, o produto a ser produzido também deverá ter um número de lote próprio e este normalmente irá na embalagem do seu produto.

Isso permitirá que você pegue um produto na mão e através de seu número de lote saiba quando ele foi produzido, se houve alguma condição especial na produção e até mesmo o número de lote de cada matéria-prima utilizada.

Novamente, em caso de produtos acabados perecíveis, o controle de lote é essencial para controlar a data de validade em seu estoque.

Um outro ponto bem importante do controle de lotes é que ele pode ajudar você a saber pra quem determinado lote de um produto foi vendido. Para isso, é importante que você informe o número do lote de cada item no momento da venda.

Kardex: a ficha de movimentação do produto

Originalmente o Kardex é uma metodologia de controle de estoque criado em 1898 por uma empresa americana do mesmo nome.

Dentre várias utilidades do Kardex, uma que se destaca é o registro detalhado de cada entrada e cada saída de cada produto do estoque – seja matéria-prima ou produto final.

Apesar de antigamente isso ser feito em fichas manuais, o Kardex sobreviveu ao tempo por conta do seu grande sucesso e nos dias de hoje os processos arcaicos foram digitalizados.

A beleza do Kardex é o seu formato. Ele é uma tabela que conta a história de cada item do estoque. Nesta tabela você consegue ver o registro de cada ação tomada para um item particular.

Sendo assim, você sabe o dia que ele entrou, qual foi o lote, em que produção foi consumido e coisas desse tipo.

Dessa forma, você consegue descobrir coisas como:

  • Qual fornecedor e em que nota fiscal chegou um lote de um determinado insumo.
  • Quais ordens de produção utilizaram determinado lote de um insumo.
  • Quais produções geraram determinado lote de um produto acabado.
  • Quais clientes compraram um determinado lote de um determinado produto.

Como nomear os lotes

Uma dúvida muito frequente que percebemos aqui no Fácil123 é qual o formato que se deve utilizar para nomear os lotes.

Na realidade não há uma resposta certa. Você deve fazer aquilo que seja mais prático para a sua operação.

De qualquer forma, segue aqui algumas ideias para servirem de inspiração.

Nomeando o lote na entrada da matéria-prima

Se determinada matéria-prima sempre vem do mesmo fornecedor, você pode optar por usar o próprio número de lote dado por seu fornecedor.

Se a mesma matéria-prima vem de mais de um fornecedor, talvez o reaproveitamento não seja possível, pois dois fornecedores podem usar o mesmo número para identificar lotes diferentes, causando assim uma confusão no seu estoque.

Você pode ainda optar por usar um sistema próprio de identificação dos lotes de entrada. Este pode ser um número sequencial, pode ser a data de recebimento ou até mesmo a data de vencimento para os produtos perecíveis.

Não há problema algum em você usar um número de lote igual para insumos diferentes. O seu sistema de gestão deve ter condições de saber separar isso.

O que você não pode fazer é usar o mesmo número de lote para o mesmo produto, sendo que você quer separar esses lotes de alguma forma.

Nomeando o lote dos produtos produzidos

Um jeito muito simples e eficaz de nomear os lotes do produtos finais é utilizando o número da ordem de produção.

Isso é muito prático, pois com a embalagem do seu produto em mãos é muito rápido saber a qual ordem de produção ele pertence.

 

 

 

Preparamos uma planilha para ajudar à você no controle de estoque por lote. Experimente. É grátis!

Planilha

Planilha Controle de Estoque por Lote

Baixe esta planilha gratuita e tenha a rastreabilidade do seu estoque através de lotes.


Produtos semi-acabados ou intermediários e o controle de lote

Os produtos semi-acabados ou intermediários são aqueles formados por matérias-primas ou até mesmo outros intermediários, mas eles não existem para serem comercializados. Eles são feitos para serem usados na fórmula de um produto final.

Estes por sua vez também devem ganhar um número de lote e, se relevante for, sua produção deve também indicar os lotes das matérias-primas que o compõe.

Quando estes semi-acabados forem utilizados na fórmula de um produto final, o lote deste deve ser informado.

Assim, se você pegar o produto acabado, conseguirá descobrir qual semi-acabado que o compôs e por consequência quais as matérias-primas que este semi-acabado utilizou. Você passa a enxergar todo o seu ciclo de produção.

Quais as dificuldades para adotar o controle de estoque por lote?

A primeira coisa que se precisa ter em mente é que o processo exige organização e disciplina. Não é algo complexo, mas precisa ser consistente. É necessário sempre seguir os procedimentos.

A organização física é chave nesse processo. Você precisa se certificar que há meios de separar fisicamente os lotes dos produtos em estoque.

Cada lote por sua vez, precisa estar devidamente identificado no estoque físico. As sinalizações da área de estocagem não podem deixar dúvidas para os operadores do estoque.

Lembre-se de que menos é mais! Não tente criar controles muito complexos ou até mesmo apurar os mínimos detalhes do seu estoque. Muitas vezes, contar coisas menores como parafusos, discos utilizados em equipamentos, fitas ou embalagens de forma unitária é uma perda de tempo. Sem contar que esse tipo de coisa normalmente não precisa de controle de lote.

Um outro ponto muito relevante é quanto a organização da informação.

Fazer este controle no papel é praticamente impossível. Provavelmente você acabará fazendo um controle só pra “inglês ver” e que não reflete a vida real. Nesse caso, é melhor nem controlar.

Invista em um sistema de gestão que possa abastecer o Kardex automaticamente à medida que as compras, produções e vendas aconteçam. No Fácil123, por exemplo, tudo isso é feito magicamente.

As planilhas são muito boas pra você provar o modelo e organizar o processo em um estado inicial, mas com o passar do tempo você sentirá o peso de alimentá-las.

Não deixe de conhecer o Fácil123 e entender como ele pode ajudar a sua empresa no controle da rastreabilidade de produtos.