Combater a inadimplência é uma tarefa recorrente em praticamente todas as empresas. Não receber por uma venda pode comprometer todo o seu financeiro, já que você está contando com um dinheiro que não entrou.
Dentre as estratégias para alcançar esse propósito, a régua de cobrança é uma das que ganha destaque.
Isso acontece porque a régua de cobrança permite mapear todos os procedimentos que serão feitos para a cobrança, como por exemplo, enviar avisos recorrentes, em dias estratégicos, para que o cliente não se esqueça daquela cobrança.
Além disso, facilita o recebimento, pois permite que o boleto atualizado seja enviado em casos de não pagamento, sendo desnecessário a redigitação e envio de emails manuais.
Quer saber como montar uma régua de cobrança que funcione de verdade? Continue lendo nosso artigo!
Como montar uma régua de cobrança eficaz?
Para montar uma régua de cobrança que funcione, é necessário pensar em todas as estratégias que você terá para cobrança.
Definindo a sua estratégia de cobrança
Antes de colocar em prática a régua de cobrança, é necessário ter de forma clara a sua estratégia de cobrança, ou seja, todos os passos que você dará para garantir o pagamento de uma fatura.
Entre os fatores que precisam ser definidos estão:
Enviará lembretes anteriores ao vencimento da fatura? Em quais dias?
E no dia do vencimento?
Enviará um agradecimento pelo pagamento?
E se a fatura não for paga na data correta? Enviará uma cobrança posterior? Em quais dias?
Se mesmo assim o pagamento não for efetuado? Será feito uma ligação? Será suspenso o serviço? A fatura será protestada?
É claro que cada cliente é único e por isso manter o histórico é fundamental até mesmo para a cobrança.
Mas, nossa sugestão é que sejam enviados lembretes anteriores ao vencimento, no dia do vencimento e após o vencimento. E se mesmo assim a dívida persistir, os serviços devem ser interrompidos.
Além dessas informações, você precisa definir por qual canal as notificações serão feitas. O jeito mais fácil e barato de ter uma régua de cobrança que funcione é utilizar o email.
Por isso, é importante que você tenha em sua base de clientes, os emails sempre atualizados. Assim, não corre o risco de enviar emails equivocadamente ou de achar que seu cliente está recebendo comunicados quando na verdade não está.
Após a definição da sua estratégia, é hora de colocar em prática:
Email de lembrete antes do vencimento
O primeiro email da régua de cobrança, que sugerimos o envio, deve ser pensado como um lembrete e por isso precisa ser enviado antes do vencimento do boleto.
O ideal é que você envie a primeira comunicação com tempo hábil para que o seu cliente se programe e consiga fazer aquele determinado pagamento.
Uma dica é enviar o primeiro email da régua de cobrança com alguns dias de antecedência em relação ao vencimento do boleto.
Não se esqueça de enviar junto com o email o boleto bancário. Dessa forma, você evita ligações solicitando segunda via de boleto extraviado.
Email na data de vencimento
Esse email é importante, pois caso o seu cliente tenha esquecido ou não tenha visto o seu lembrete, ele estará ciente da cobrança.
Vale a pena enviar o boleto novamente nesse email. Assim, seu cliente já abre o email e consegue efetuar o pagamento na mesma hora sem se preocupar em localizar o boleto enviado no email anterior.
Email após o vencimento
Apesar de ser uma situação que a régua de cobrança visa combater, você não está isento que o seu cliente atrase o pagamento.
Por isso, é importante que você pense nos emails que serão enviados caso o boleto não seja pago em dia.
Nessa etapa da cobrança, sugerimos que você envie dois emails: o primeiro com poucos dias após o vencimento e o segundo com um pouco mais de tempo após o vencimento.
Você deve aproveitar a comunicação para enviar os boletos atualizados, já com multa e juros atualizados. Assim, fica mais fácil do seu cliente pagar.
É importante lembrar que em todos os emails enviados, você deve utilizar uma linguagem apropriada para o tipo de cobrança que deseja.
Isso quer dizer que se você quiser ser mais agressivo na cobrança, deve enviar um email de fato cobrando o cliente.
Agora se você acha que precisa ser mais sutil, pode enviar um email informando que não localizou o pagamento e quer saber se o cliente está com alguma dúvida ou precisa de ajuda.
Note que em ambos os casos você passará a mensagem de que o boleto está atrasado, mas em uma é mais objetivo e em outra mais consultivo.
Se mesmo assim o pagamento não for efetuado é hora de colocar a última etapa da sua régua de cobrança em prática. Você deve fazer uma ligação, suspender os serviços, protestar o título, bloquear o crédito ou tomar a decisão que sua empresa optou.
Resumindo…
Se você já entendeu como fazer uma régua de cobrança, mas ainda não conseguiu visualizar de forma clara quais notificações e em quais dias enviar, fizemos uma tabela com os dias sugeridos por nós para o envio de emails.
Preencha o formulário abaixo e receba em seu email agora mesmo!
Planilha Régua de Cobrança
Reduza a inadimplência documentando seu processo de cobrança através de uma régua de cobrança. Utilize nossa planilha gratuita como modelo.
Utilizando uma régua de cobrança automatizada
Você pode estar pensando que fazer todo esse processo manualmente é muito difícil, e de fato ele pode ser trabalhoso.
Por isso, você pode optar por sistemas de gestão que façam parte da régua de cobrança automatizada e sem custos adicionais, como o Fácil123.
Além de não precisar se preocupar com as comunicações por email, o Fácil123 permite que você visualize os clientes que viram os seus emails ou não. O sistema ainda avisa quais foram os clientes que não viram a cobrança um dia antes dela vencer.
A régua de cobrança automatizada ajuda também no envio dos boletos, pois todo o cálculo de juros e multa é feito de forma automática e o boleto atualizado é enviado para o seu cliente sem que você precise se preocupar.
Seu único trabalho será garantir que o email do seu cliente está correto e tomar a última medida da régua de cobrança se for necessário.
Mais fácil, não acha? Que tal agendar uma demonstração? Entre em contato conosco!
