A administração do inventário é o processo que permite uma visão clara do fluxo de produtos que entram e saem de uma empresa, bem como dos itens em estoque. São os dados levantados na gestão do inventário que permitirão manter o orçamento sob controle, otimizando a administração de seu capital.
No post de hoje vamos falar um pouco mais sobre esse processo e te ensinar a administrar um inventário, acompanhe!
A importância de administrar o inventário
A gestão eficiente de seu inventário evita interrupções no fornecimento do produto ou serviço ao seu cliente e reduz custos de produção e outros custos. Além disso, mostra quais produtos precisam de reposição mais imediata, ao mesmo tempo em que aponta o excesso de estoque de itens que não têm tanta saída e que só servirão para ocupar espaço e onerar o orçamento. Lembre-se de que até o valor do prêmio do seguro contratado pela empresa leva em conta o que você tem em estoque!
Ao administrar o inventário com eficiência, você controlará a entrada e saída de materiais e poderá calcular o estoque mínimo a ser mantido, entre outras informações para a condução dos negócios com o mínimo de custos. Além de tudo isso, há informações relativas ao inventário que o contador vai precisar para o Livro de Registro de Inventário, que é de preenchimento obrigatório.
Como administrar o inventário com eficiência
1. O registro de materiais e produtos dentro da empresa deve ser o mais detalhado possível. Registre informações como tamanho, peso, cores, quantidade disponível, e qualquer outro detalhe que facilite a identificação do produto no estoque. A entrada e saída de mercadorias também deve ser registrada rigorosamente.
2. Mantenha o local de armazenamento sempre bem organizado e limpo. Use caixas etiquetadas para a identificação do conteúdo e facilitar a conferência do estoque.
3. Não adote só uma conferência anual do estoque. Contagens periódicas, ou rotativas, facilitam bastante o seu trabalho de administrar o inventário.
4. Na contagem, abra as caixas e conte item por item. Uma segunda contagem, de preferência feita por uma outra pessoa, garante a exatidão dos dados.
Como administrar o inventário na prática
Em pequenos negócios com poucos produtos, você pode até usar um método manual. Basta papel, caneta, disciplina e paciência.
Um exemplo bem básico de controle manual:
Organize uma planilha em folha de papel pautado dividida em colunas: na margem esquerda, no início de cada linha, escreva o nome do produto, por exemplo, vestido feminino azul tamanho 42. No alto da primeira coluna, escreva “Quantidade Original” e registre a quantidade disponível de vestidos. As próximas colunas serão nomeadas alternadamente como “Data” e “Quantidade restante”. Ao final do dia, confira a quantidade de vestidos vendidos (guarde as etiquetas dos produtos para saber quantos foram vendidos), diminua da “Quantidade Original” e registre o resultado na coluna “Quantidade restante”, que deve conferir com o número de vestidos agora disponíveis no estoque.
Esta planilha também pode ser feita no computador, usando o programa Excel, com quantas linhas e colunas você julgar necessárias.
A tecnologia facilita a gestão de seu negócio
Como você já percebeu, o exemplo do controle manual de inventário só é aplicável quando a quantidade e a variedade de produtos é muito pequena. Ainda bem que os recursos tecnológicos estão cada vez mais eficientes para facilitar os processos! Existem ótimos aplicativos de administração de negócios que substituem os métodos ultrapassados e geram dados confiáveis, bastando, para isso, que sejam alimentados com as informações corretas. Pelo computador, você administra vendas, produção, finanças, compras, estoque e tudo o que envolve seus negócios. Jogue as planilhas no lixo e invista em tecnologia. O futuro é agora, não fique para trás!
